مزايا وعيوب برنامج QuickBooks

مزايا وعيوب برنامج QuickBooks

برنامج QuickBooks واحد من أكثر البرامج المحاسبية شهرة في عالم الأعمال الحديث، والذي يقدم العديد من الخدمات والمميزات للشركات وأصحاب الأعمال. حيث تلعب البرمجيات المحاسبية دورًا حاسمًا في إدارة الحسابات وتنظيم العمليات المالية. في هذه المقالة، سنناقش المميزات والعيوب المحتملة لـ QuickBooks، وكيف يمكن للمستخدمين الاستفادة منها في إدارة شؤون أعمالهم.

ماهو برنامج QuickBooks؟

برنامج QuickBooks هو حزمة شاملة تساعد في إدارة الشؤون المالية للأفراد والأعمال، ويعتبر مناسبًا للشركات الصغيرة.

يقدم البرنامج مجموعة متنوعة من الإصدارات بناءً على حجم الشركة واحتياجاتها، وتشمل:

1- النسخة الخاصة بسطح المكتب QuickBooks Desktop

تنقسم إصدارات QuickBooks Desktop إلى قسمين، وتوفر للمستخدم العديد من المزايا، مثل:

• إدارة شاملة لوقت المشاريع أو الموظفين في المؤسسة من خلال التكامل مع QuickBooks Time.
• تحديد العملاء والمنتجات الخاضعة للضريبة وتتبع ضريبة المبيعات على مدار الشهر.
• رؤية شاملة للبيانات ومتابعة التدفق النقدي بشكل دائم.
• رصد الدخل والمصروفات بشكل منتظم.

وفيما يتعلق بالاختلافات، هناك نظامان رئيسيان:

• نظام Premier Plus:

يتيح QuickBooks في هذا الإصدار إضافة ما يصل إلى 5 مستخدمين، ويوفر عددًا أكبر من التقارير مقارنةً بنظام Pro Plus 2022، حيث يصل عددها إلى أكثر من 150 تقريرًا يساعدك في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على رؤية دقيقة.

• نظام Enterprise:

يعتبر هذا النظام الأكبر من حيث عدد المستخدمين، حيث يمكن إضافة ما يصل إلى 40 مستخدمًا مع 5 مستويات متقدمة، بالإضافة إلى إمكانية إعداد تقارير متقدمة تفوق 200 تقرير.

2- النسخة الأونلاين QuickBooks Online

تُعَدُّ نسخة الإصدار الأونلاين QBO نظامًا سحابيًّا يساعدك بشكلٍ مرن في إتمام العديد من العمليات، حيث يمكنك من خلالها:

• توفير الوقت عن طريق استخدام تطبيق الهاتف المحمول QuickBooks Online.
• تشفير البيانات باستخدام تقنيات مشابهة لتلك المستخدمة في البنوك الكبيرة.
• استيراد الملفات من الإصدار السطحي (Desktop) والاحتفاظ بها في النظام.
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية على السحابة الإلكترونية.
• مزامنة المعاملات المصرفية وتصنيفها تلقائيًا.

وبالنسبة للأقسام المتوفرة في QBO، يمكننا أن نذكر:

• نظام Online Plus:

يتيح هذا الإصدار جميع الميزات المتاحة في نظام Premier Plus بالإضافة إلى بعض الميزات الأخرى، مثل إدارة التدفقات النقدية والوصول إلى البيانات في أي وقت ومن أي مكان، وتوفير نسخ احتياطية لبيانات المؤسسة، وغيرها.

• نظام Online Advanced:

يشمل هذا الإصدار 25 مستخدمًا، ويوفر نفس الميزات المتاحة في نظام Online Plus، بالإضافة إلى إمكانية تحليل البيانات باستخدام ورقة Excel، والتكامل مع أدوات مختلفة، وتوفير التدريبات المجانية، وغيرها.

ومن خلال هذا التحليل، ندرك الاختلافات الكبيرة بين إصدارات QuickBooks Desktop وإصدار QuickBooks Online، وهذا يتعلق بمتطلبات العمل واحتياجات كل مستخدم.

مزايا برنامج QuickBooks

يتميز برنامج QuickBooks بميزات متنوعة، ومن بين أبرزها:

1- سهولة الاستخدام:

يمكن استخدام برنامج QuickBooks على أجهزة مختلفة مثل أجهزة iOS وAndroid، وحتى الكمبيوتر الشخصي. كما أنه لا يتطلب تدريبًا طويلًا لفهم كيفية استخدامه، فهو يتمتع بواجهة مستخدم سهلة. وتتوفر أيضًا مصادر تعلم مختصرة وبسيطة عبر الإنترنت لمساعدة المستخدمين في التعامل معه.

2- لوحة تحكم واحدة للمستخدمين:

يوفر QuickBooks لوحة تحكم واحدة تمكن جميع المستخدمين من متابعة سير أعمالهم والاطلاع على بيانات الأقسام المختلفة من مكان واحد، دون الحاجة إلى المغادرة. وهذا يسهل سير العمل ويعزز التنظيم.

3- تقارير الحسابات:

يوفر برنامج QuickBooks مجموعة متنوعة من القوالب والتقارير المالية التي تغطي مجالات مختلفة مثل الربح والخسارة، والتدفق النقدي، والميزانية الفعلية، والتوقعات والتطورات. وبالتالي، يمكن للمستخدم استخدام هذه التقارير لرصد إنتاجية العمل واتخاذ التحسينات اللازمة.

4- ترقية البرنامج والعودة إلى الإصدار القديم:

يتيح برنامج QuickBooks إمكانية الترقية إلى نسخة أحدث وفقًا لاحتياجات المؤسسة. وفي حالة الحاجة إلى العودة إلى الإصدار القديم لأي سبب، يمكن للمستخدم القيام بذلك بسهولة.

5- خطط أسعار اقتصادية:

يقدم برنامج QuickBooks مجموعة من الخطط الاقتصادية التي تتناسب مع ميزانية الشركات الصغيرة وتساعدها على الاستفادة من البرنامج بأسعار معقولة.

عيوب QuickBooks المحاسبي

يواجه كل نظام تحديات ومشاكل تؤثر على مستخدميه، ومن بين عيوب QuickBooks:

1- قيود المستخدمين وحجم الملفات:

يعتبر QuickBooks تطبيقًا مصممًا أساسًا للشركات الصغيرة، حيث يواجه قيودًا في عدد المستخدمين وعدد الملفات التي يمكنه التعامل معها في نفس الوقت. هذا يؤثر على أداء البرنامج عند التعامل مع المؤسسات الكبيرة.

2- قلة فرص التكامل:

لا يوفر البرنامج فرصًا واسعة للتكامل مع مستخدميه. فقد أصبح العديد من المستخدمين محبطين عندما يتعلق الأمر بالتكامل مع شركات مختلفة، حيث يتم توفير بعض فرص التكامل ولكن عبر خطط تسعير معقدة ولا توفر فوائد متعددة للمستخدم.

3- عدم الملاءمة لإدارة المخزون:

يواجه أصحاب المؤسسات صعوبات في استخدام البرنامج لإدارة المخزون، وهذا يُعتبر من أبرز عيوب QuickBooks. فالبرنامج لا يدعم جميع طرق تقييم المخزون، مما يجعله غير مناسب للعديد من الأنشطة التجارية.

4- تعطل النظام وفقدان البيانات:

يُعد تعطل النظام وفقدان البيانات من المشكلات الرئيسية التي يواجهها مستخدمو البرنامج. فعند زيادة عدد المستخدمين، يصبح النظام بطيئًا مما يؤدي إلى تعطله وعدم استقراره أثناء العمل، مما يؤدي بدوره إلى فقدان البيانات بشكل مفاجئ.

5- عدم وجود دعم فني مباشر:

يُعتبر وجود خدمة الدعم الفني الفعّالة أحد العوامل الرئيسية التي تساعد المستخدمين على تجاوز المشاكل أثناء استخدام برامج ERP المحاسبية. ومع ذلك، يفتقر برنامج QuickBooks إلى هذا النوع من الدعم.

يعتمد مستخدمو QuickBooks بشكل أساسي على المنتديات للحصول على الإجابات التي يحتاجونها. حيث يطرح المستخدمون أسئلتهم وينتظرون ردودًا من أشخاص آخرين قد واجهوا نفس المشكلة، وهذا يُعتبر من أبرز عيوب QuickBooks التي يجب أخذها في الاعتبار قبل اتخاذ قرار استخدامه كبرنامج محاسبي لشركتك.

6- تكرار نفس العنصر مرتين:

قد يحدث خطأ غير مقصود يؤدي إلى إدخال نفس العنصر أكثر من مرة، وفي هذه الحالة سيظهر QuickBooks نفس العنصر مرتين مما يتسبب في اضطراب في العمليات.

7- عدم وجود قسم لإدارة الأصول الثابتة:

يفتقر البرنامج إلى وحدة إدارة الأصول الثابتة، وبالتالي لا يعتبر مناسبًا للمؤسسات التي تمتلك عددًا كبيرًا من الأصول الثابتة وترغب في حساب معدل الاستهلاك بشكل دوري.

8- تكاليف إضافية للترقية:

بالطبع، ستحتاج إلى ترقية البرنامج من وقت لآخر للحصول على أحدث الإصدارات. وهنا ستحتاج إلى دفع تكاليف إضافية للحصول على هذه الترقية إذا كنت تستخدم النسخة المثبتة على سطح المكتب. أما إذا كنت تستخدم النسخة عبر الإنترنت، فستحصل على التحديثات مجانًا.

 

الخاتمة

من خلال مراجعة مميزات وعيوب QuickBooks، يمكننا أن نستنتج أن هذا البرنامج المحاسبي يوفر العديد من الفوائد والإمكانيات للمستخدمين. توفر واجهة المستخدم البديهية والسهولة في إدارة الحسابات والتقارير المالية الشاملة تجربة مميزة لأصحاب الأعمال. ومع ذلك، يجب أيضًا مراعاة التعقيد في المهام المتقدمة وتكلفة الاشتراك الشهري وتأثير الاتصال بالإنترنت.

باختصار، يمكن استخدام QuickBooks كأداة قوية في إدارة الحسابات و تنظيم العمليات المالية، ومع التفاهم الكامل للمميزات والعيوب المحتملة، يمكن للمستخدمين استخدامه بكفاءة وتحقيق أهدافهم التجارية.

تعديل المقال